Gestão de Stakeholders

Continuando o post anterior estarei falando neste sobre a gestão de stakeholders.
Após a identificação dos stakeholders, documentação destes em template próprio (veja exemplo anterior no post sobre project charter) deve ficar claro através do cronograma, plano de comunicação, plano de riscos,  plano de dependência externa, atas de reunião (com cliente/patrocinador, gerente sênior e time) e outros planos que são relevantes na gestão dos stakeholders.
A gestão envolve principalmente estes documentos acima citados:

• No cronograma devem estar citados os momentos aonde serão feitas as reuniões com os envolvidos que influenciam no projeto. 
• No plano de comunicação as informações sobre frequência, meio de comunicação (telefone, email, reunião presencial, etc.), prioridade entre os envolvidos, plano de escalada dos problemas e issues, audiência (quais stakeholders envolvidos? gerente, time, setor de finanças, ...).
• No plano de riscos devem estar identificados os riscos dos stakeholders sobre o projetos, detalhando seus impactos e probabilidades dos mesmos ocorrerem, os planos de contenção, planos de contingência, as dependências externas, as prioridades, análise quantitativa, etc.
• No plano de dependência externas devem estar detalhados os acordos fechados com stakeholders, o risco associado a esta dependência, data do acordo, o owner, data de conclusão do acordo, o status do acordo (Ex.: Aguardando Plano, datas Fechadas/em acompanhamento, negociação de datas, fechado, etc.) e a documentação do acordo negociado (Indicar localização da documentação de formalização do compromisso de dependência entre as organizações).
• Atas de  reunião com os stakeholders talvez sejam um dos documentos mais importantes, nelas devem estar a documentação de tudo o que acontece durante a gestão dos stakeholders. É importante que estejam documentados o que foi discutido nas reuniões, pendências das reuniões anteriores, pendências da reunião atual (sempre identificando o responsável, data da conclusão da pendência e descrição da mesma), data da mesma, owner da reunião e uma descrição completa de revisão de todos os plano do projeto relevantes a aquela reunião e a aquele stakeholder.
  

O que é um Stakeholder?

Stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha interesse, ou seja afetado pelo projeto.
A palavra vem de:

• Stake: interesse, participação, risco
• Holder: aquele que possui

Os primeiros stakeholders que imaginamos em um projeto são o Gerente de Projeto, o Patrocinador do Projeto, a Equipe de Projeto e o Cliente. Entretanto, na prática podem existir muitos outros:

• A comunidade
• Outras áreas da empresa
• Concorrentes
• Fornecedores
• Investidores e acionistas
• Governo
• As famílias da equipe de projeto

Além disso, cada projeto pode ter alguns stakeholders que sejam específicos para sua realidade, e que não se apliquem a outros projetos.
A importância de identificar os stakeholders é que além de serem afetados pelo projeto, eles podem ter uma influência direta ou indireta no seu resultado. Uma falha nesta identificação significará que o gerente de projeto não estará pensando nas necessidades de todos os envolvidos, e isto é um fator de risco para o projeto.
Posso dar dois exemplos simples:

Um projeto que envolve uma obra em via pública deve considerar as necessidades da comunidade que será afetada pelo barulho e pelos transtornos (mesmo que a obra seja em benefício da comunidade), ou será alvo de reclamações que poderão levar a atrasos no cronograma.

Dentro de uma organização, um projeto pode gerar um resultado que fortalece algumas áreas em detrimento de outras. Mesmo que estas áreas não participem do projeto, é importante entender as relações de poder envolvidas, já que os que serão afetados negativamente poderão tentar boicotar o projeto.

Ao mesmo tempo, o gerente de projeto deve ter cuidado em não procurar stakeholders por todos lados, ou ficará com um cenário difícil de gerenciar. Com um pouco de imaginação, pode-se considerar stakeholder até o vizinho do gerente de projeto que deixará de jogar futebol com ele no fim de semana porque o gerente terá que trabalhar!
Claro que isto foi um exagero, mas o importante é ilustrar que se deve ter um limite lógico para a identificação de quem afeta ou é afetado pelo projeto.
A partir da identificação dos stakeholders, deve-se preparar um plano de comunicação que garanta o fluxo da informação correta para cada um. No futuro escreverei mais sobre os stakeholders e como gerenciá-los adequadamente.