O Project Charter não é um plano detalhado para o projeto porém ele disponibiliza, para os os envolvidos responsáveis por decisões chaves, informação suficiente para suporta-los nas mesmas.
Os principais elementos para elaboração do Project Chart são:
- Contrato, que pode ser um acordo interno de setores da mesma empresa, via e-mail ou documento próprio da organização; ou ainda um contrato formal caso sejam entre empresas;
- Statement of Work (SOW) ou declaração do trabalho, que é uma narrativa de produtos ou serviços que serão produtos finais do projeto. Nele estão contidos as necessidades de negócio, uma descrição inicial do escopo do produto. Durante o desenvolvimento este escopo será detalhado. Para projetos que envolvem terceiros devem vir juntos com a proposta de trabalho ou como parte do contrato. Deve conter também as premissão e as restrições do projeto, os stakeholders principais e seus papéis no projeto, os riscos do projeto já identificados antecipadamente;
- Fatores Ambientais da Corporação;
- Ativos de Processos Organizacionais.
Fatores ambientais da empresa:
- Cultura e estrutura organizacional ou da empresa;
- Normas governamentais ou do setor (por exemplo, regulamentos de agências reguladoras, normas de produtos, padrões de qualidade e padrões de mão-de-obra);
- Infra-estrutura (por exemplo, equipamentos e instalações existentes);
- Recursos humanos existentes (por exemplo, habilidades, disciplinas e conhecimento, como projeto, desenvolvimento, departamento jurídico, contratação e compras);
- Administração de pessoal (por exemplo, diretrizes de contratação e demissão, análises de desempenho dos funcionários e registros de treinamento);
- Sistema de autorização do trabalho da empresa;
- Condições do mercado;
- Tolerância a risco das partes interessadas;
- Bancos de dados comerciais (por exemplo, dados padronizados de estimativa de custos, informações sobre estudos de risco do setor e bancos de dados de riscos);
- Sistemas de informações do gerenciamento de projetos (por exemplo, um conjunto de ferramentas automatizadas, como uma ferramenta de software para elaboração de cronogramas, um sistema de gerenciamento de configuração, um sistema de coleta e distribuição de informações ou interfaces Web para outros sistemas on-line automatizados).
Ativos de processos organizacionais:
Durante o desenvolvimento do termo de abertura do projeto e da documentação subseqüente do projeto, todos e quaisquer ativos usados para influenciar o sucesso do projeto podem ser obtidos a partir dos ativos de processos organizacionais. Todas e quaisquer organizações envolvidas no projeto podem ter políticas, procedimentos, planos e diretrizes formais e informais cujos efeitos devem ser considerados. Processos e procedimentos da organização para realizar o trabalho:
- Processos organizacionais padrão, como normas, políticas (por exemplo, política de segurança e saúde e política de gerenciamento de projetos), ciclos de vida padrão do produto e do projeto, e políticas e procedimentos de qualidade (por exemplo, auditorias de processo, metas de melhoria, listas de verificação e definições padronizadas de processos para uso na organização);
- Modelos (por exemplo, modelos de risco, modelos da estrutura analítica do projeto e modelos do diagrama de rede do cronograma do projeto);
- Diretrizes e critérios para adequação do conjunto de processos padrão da organização para satisfazer às necessidades específicas do projeto;
- Requisitos de comunicação da organização (por exemplo, a tecnologia de comunicação específica disponível, meios de comunicação permitidos, retenção de registros e requisitos de segurança);
- Requisitos ou diretrizes para encerramento do projeto (por exemplo, auditorias finais do projeto, avaliações do projeto, validações de produtos e critérios de aceitação);
- Procedimentos de controles financeiros (por exemplo, relatórios de horas, revisões de despesas e desembolsos necessários, códigos de contabilidade e cláusulas contratuais padrão);
Segue um template que pode ser usado como padrão:
