Algumas considerações antes de seguirmos em frente

Gostaria de colocar algumas considerações antes de entrarmos nos próximos processos de gerenciamento de projetos que fogem um pouco da estrutura consagrada do PMI, porém muito aplicada por mim em projetos CMMI aonde a prática levou a adaptação das boas práticas do PMI dentro do modelo CMMI.

Pelo PMI, na inicialização são executados somente os processos de desenvolvimento do Project Charter e a Declaração do Escopo Inicial, porém no dia-a-dia estes dois documentos são insuficientes para uma análise executiva de GO/NO GO do projeto, isto é, se o projeto será aprovado pelo Sponsor, Gerente Sênior de Projeto e outros stakeholders diretamente ligados a aprovação do projeto.

Desta forma incluo algumas etapas da fase de Planejamento na fase de construção da Proposta.

Veja a seguir algumas etapas importantes:

1. para a fase de Inicialização, é importante o Gerente de Projeto gerar os seguintes documentos para planejamento e controle desta fase: Cronograma, Planilha de Custo, Plano inicial de Configuração, Plano inicial de Qualidade, Plano inicial de Comunicação e ter um database aonde esta documentação será armazenada com segurança.
2. após gerar os documentos deve ser executada uma inspeção dos mesmos que serão entregues ao cliente para evitar possíveis defeitos nos mesmos ("peer-review"), falaremos deste processo mais a frente.
3. Após gerar os documentos de requerimento e ter aprovação do cliente deste requerimentos, sugiro gerar os seguintes artefatos do projeto, além dos citados anteriomente: Plano de Recursos Humanos, Infra-estrutura e Recursos Computacionais Críticos, Plano de Riscos, rever o WBS do projeto, Cronograma, Sumário de Estimativas, Plano de Testes inicial, Plano de Dependências Externas.

Acredito que com esses artefatos em mãos o gerente de projetos terá como gerar um Project Charter mais completo.

Falaremos sobre cada um destes documentos e processos mais a frente.

Desenvolvimento do Plano de Gerenciamento do Projeto

O processo Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, pertence a fase de Inicialização, na área de conhecimento de Integração, e inclui as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto. O conteúdo do plano de gerenciamento do projeto irá variar dependendo da área de aplicação e complexidade do projeto. Esse processo resulta em um plano de gerenciamento do projeto que é atualizado e revisado por meio do processo Controle integrado de mudanças. O plano de gerenciamento do projeto define como o projeto é executado, monitorado, controlado e encerrado. Esse plano documenta o conjunto de saídas dos processos de planejamento do Grupo de processos de planejamento e inclui:

• Os processos de gerenciamento de projetos selecionados pela equipe de gerenciamento de projetos
• O nível de implementação de cada processo selecionado
• As descrições das ferramentas e técnicas que serão usadas para realizar esses processos
• Como os processos selecionados serão usados para gerenciar o projeto específico, inclusive as dependências e interações entre esses processos e as entradas e saídas essenciais.
• Como o trabalho será executado para realizar os objetivos do projeto
• Como as mudanças serão monitoradas e controladas
• Como o gerenciamento de configuração será realizado
• Como a integridade das linhas de base da medição de desempenho será mantida e utilizada
• A necessidade e as técnicas de comunicação entre as partes interessadas
• O ciclo de vida do projeto selecionado e, para projetos com várias fases, as fases associadas do projeto
• As principais revisões de gerenciamento em relação a conteúdo, extensão e tempo para facilitar a abordagem de problemas em aberto e de decisões pendentes.

O plano de gerenciamento do projeto pode ser sumarizado ou detalhado e pode ser constituído por um ou mais planos auxiliares e outros componentes. Cada um dos planos auxiliares e componentes é detalhado até o nível necessário para o projeto específico. Esses planos auxiliares incluem, mas não se limitam a:

1. Plano de gerenciamento do escopo do projeto
2. Plano de gerenciamento do tempo e/ou cronograma
3. Plano de gerenciamento de custos e/ou planilha de custos
4. Plano de gerenciamento da qualidade
5. Plano de melhorias no processo
6. Plano de gerenciamento de pessoal e/ou recursos humanos
7. Plano de gerenciamento das comunicações
8. Plano de gerenciamento de riscos
9. Plano de gerenciamento de aquisições e/ou procurement

Declaração de Escopo Inicial do Projeto

Outro processo importante que deve ser executado na fase de Inicialização, na área de conhecimento de Integração, é o Desenvolvimento da Declaração do Escopo do Projeto . Os principais documentos a serem utilizados, como suporte, serão o Project Charter, o SOW, além dos fatores ambientais da empresa e os ativos organizacionais, já citados anteriormente. Devem ser seguidas metodologias de gerenciamento de projetos para que o mesmo fique estruturado, possa ser medido e otimizados. Como metodologias cito CMMI, ISO e etc. É interessante que se use um sistema de informações de gerenciamento de projetos com ferramentas como MS-Project, Rational Clearcase, Rational Clearquest, templates, etc. Deve se utilizar também do Export Judgment, que seria o capital intelectual da empresa, como analistas que conheçam os sistemas, engenheiros e arquitetos de software, DBAs, etc.

A declaração do escopo do projeto é a definição do projeto—o que precisa ser
realizado. O processo aborda e documenta as características e limites do projeto e seus produtos e serviços associados, além dos métodos de aceitação e controle do escopo. Uma declaração do escopo do projeto inclui:

• Objetivos do produto e do projeto
• Características e requisitos do produto ou serviço
• Critérios de aceitação do produto
• Limites/fronteiras do projeto
• Entregas e requisitos do projeto
• Restrições do projeto
• Premissas do projeto
• Estrutura organizacional inicial do projeto
• Riscos iniciais definidos
• Milestones iniciais do cronograma
• WBS inicial
• Estimativa aproximada de custos
• Requisitos de gerenciamento de configuração do projeto
• Requisitos Aprovados.