Maturidade, profissionalismo e comunicação!

Pessoal vi esta matéria no site abaixo e resolvi replicar aqui por achar muito boa!!!
Vale a leitura!!!

Maturidade, profissionalismo e comunicação!

Publicado em 19/10/2009 por Bruno Soalheiro

http://ogerente.com/carreiraesucesso/2009/10/19/maturidade-profissionalismo-e-comunicacao/


Empresas que atuam e são competitivas no mercado, sejam elas nacionais ou multinacionais, são formadas por pessoas maduras, equilibradas, e que colocam constantemente o profissionalismo acima de quaisquer pirraças pessoais, correto?

Correto! Papai Noel também existe e o natal está quase chegando, façam seus pedidos.

É triste, mas fico cada vez mais impressionado com algumas atitudes que contrariam o mais básico do bom senso no ambiente profissional. Como gestor de RH, costumo ser o centro para qual convergem todos os problemas de relacionamento que, de uma forma ou outra, acabam se refletindo na produtividade da empresa.

Tudo bem, falo de gente com apenas 40, 50 anos de idade (cronológica), que “se esquece” de passar uma determinada informação a um certo colega, ou “atrasa” algum fluxo de trabalho por distração. O curioso é que a distração e o esquecimento são extremamente seletivos, e apenas atingem alguns determinados grupos ou pessoas.

De verdade, como psicólogo, ( e também como gestor de pessoas), sei que esperar espontaneamente bom senso das pessoas, é pedir demais; eu reconheço. Ainda assim, tem gente que faz cada coisa que é de levantar os cabelos!

Está certo também que muitas vezes as empresas não têm qualquer programa de gerenciamento de conflitos ou melhoria dos relacionamentos no ambiente de trabalho; mas mesmo assim não é de esperar que gente “crescida” sabote serviços por conta de algo como “fiquei de mal” ou disputas de cunho pessoal.

Mas deixando de lado as ironias, convido-o seriamente a refletir, seja como empregado ou gestor, sobre o que leva as pessoas a tomar tais atitudes e como agir para evitá-las. Algumas vezes – parece brincadeira – mas acontece até com a gente.

Olhar de fora uma situação é fácil, mas quando estamos envolvidos podemos vir a sabotar situações ou pessoas de forma tão velada que nem mesmo nós nos damos conta. E o mais impressionante é que a forma de resolver isto, seja em nós mesmos ou nos grupos que gerenciamos, é a mesma há centenas de anos: Comunicação honesta e assertiva!

Percepções são muitas vezes cristalizadas, e pessoas passam dias, meses, anos, pirraçando umas com as outras por simples falta de comunicação. Eu achei isto…. Eu pensava que… Fulano me olhou assim… Alguém me disse que o outro ouviu… E pronto, está formado o jardim de infância!

Já vi gente ser desligada de projetos por causa de atitudes infantis a ponto de quase saírem às “vias de fato”, quando a situação poderia ser resolvida a partir de comunicação serena e adulta.

Se a empresa na qual você trabalha não tem nenhum programa voltado à melhoria das relações interpessoais, faça uma sugestão para que o implantem; se nada for feito, tente garantir que pelo menos você, e quem estiver à sua volta, saiba contornar tais “animosidades” através de uma conversa sincera e bem orientada, antes de chutar, ou quem sabe “furar” o balde.

Promova a comunicação em seu ambiente de trabalho, senão, sinceramente, daqui uns dias alguém vai chegar perguntando pelo Gervásio do setor de logística e vão dizer: __ Ah sim, o Gervásio, ele ta ali… No canto… De castigo!!!

Gestão de Stakeholders

Continuando o post anterior estarei falando neste sobre a gestão de stakeholders.
Após a identificação dos stakeholders, documentação destes em template próprio (veja exemplo anterior no post sobre project charter) deve ficar claro através do cronograma, plano de comunicação, plano de riscos,  plano de dependência externa, atas de reunião (com cliente/patrocinador, gerente sênior e time) e outros planos que são relevantes na gestão dos stakeholders.
A gestão envolve principalmente estes documentos acima citados:

• No cronograma devem estar citados os momentos aonde serão feitas as reuniões com os envolvidos que influenciam no projeto. 
• No plano de comunicação as informações sobre frequência, meio de comunicação (telefone, email, reunião presencial, etc.), prioridade entre os envolvidos, plano de escalada dos problemas e issues, audiência (quais stakeholders envolvidos? gerente, time, setor de finanças, ...).
• No plano de riscos devem estar identificados os riscos dos stakeholders sobre o projetos, detalhando seus impactos e probabilidades dos mesmos ocorrerem, os planos de contenção, planos de contingência, as dependências externas, as prioridades, análise quantitativa, etc.
• No plano de dependência externas devem estar detalhados os acordos fechados com stakeholders, o risco associado a esta dependência, data do acordo, o owner, data de conclusão do acordo, o status do acordo (Ex.: Aguardando Plano, datas Fechadas/em acompanhamento, negociação de datas, fechado, etc.) e a documentação do acordo negociado (Indicar localização da documentação de formalização do compromisso de dependência entre as organizações).
• Atas de  reunião com os stakeholders talvez sejam um dos documentos mais importantes, nelas devem estar a documentação de tudo o que acontece durante a gestão dos stakeholders. É importante que estejam documentados o que foi discutido nas reuniões, pendências das reuniões anteriores, pendências da reunião atual (sempre identificando o responsável, data da conclusão da pendência e descrição da mesma), data da mesma, owner da reunião e uma descrição completa de revisão de todos os plano do projeto relevantes a aquela reunião e a aquele stakeholder.
  

O que é um Stakeholder?

Stakeholder é qualquer pessoa ou organização que tenha interesse, ou seja afetado pelo projeto.
A palavra vem de:

• Stake: interesse, participação, risco
• Holder: aquele que possui

Os primeiros stakeholders que imaginamos em um projeto são o Gerente de Projeto, o Patrocinador do Projeto, a Equipe de Projeto e o Cliente. Entretanto, na prática podem existir muitos outros:

• A comunidade
• Outras áreas da empresa
• Concorrentes
• Fornecedores
• Investidores e acionistas
• Governo
• As famílias da equipe de projeto

Além disso, cada projeto pode ter alguns stakeholders que sejam específicos para sua realidade, e que não se apliquem a outros projetos.
A importância de identificar os stakeholders é que além de serem afetados pelo projeto, eles podem ter uma influência direta ou indireta no seu resultado. Uma falha nesta identificação significará que o gerente de projeto não estará pensando nas necessidades de todos os envolvidos, e isto é um fator de risco para o projeto.
Posso dar dois exemplos simples:

Um projeto que envolve uma obra em via pública deve considerar as necessidades da comunidade que será afetada pelo barulho e pelos transtornos (mesmo que a obra seja em benefício da comunidade), ou será alvo de reclamações que poderão levar a atrasos no cronograma.

Dentro de uma organização, um projeto pode gerar um resultado que fortalece algumas áreas em detrimento de outras. Mesmo que estas áreas não participem do projeto, é importante entender as relações de poder envolvidas, já que os que serão afetados negativamente poderão tentar boicotar o projeto.

Ao mesmo tempo, o gerente de projeto deve ter cuidado em não procurar stakeholders por todos lados, ou ficará com um cenário difícil de gerenciar. Com um pouco de imaginação, pode-se considerar stakeholder até o vizinho do gerente de projeto que deixará de jogar futebol com ele no fim de semana porque o gerente terá que trabalhar!
Claro que isto foi um exagero, mas o importante é ilustrar que se deve ter um limite lógico para a identificação de quem afeta ou é afetado pelo projeto.
A partir da identificação dos stakeholders, deve-se preparar um plano de comunicação que garanta o fluxo da informação correta para cada um. No futuro escreverei mais sobre os stakeholders e como gerenciá-los adequadamente.

Diretamente do Professional Development Day em Nova York

Nesse podcast Ricardo apresenta os principais destaques do Professional Development Day promovido pelo PMI New York City Chapter. Ele aborda temas como gestão ágil de projetos, gestão de talentos, valor do gerenciamento de projetos e aspectos humanos relacionados aos projetos. Segue o link: http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/pdd_nyc/ 

Templates de Project Charter

Prezados leitores segue, conforme planejado a alguns posts atrás, o template de Project Charter. Este template é apenas um exemplo e não um padrão definido.
Hoje estes templates abaixo são disponibilizados por uma quantia irrisória para manutenção dos custos do site. Agradeço a sua colaboração e participação.

http://www.hotmart.com.br/show.html?a=M735368M

Segue também um template com um padrão de Proposta de Atendimento. Este template é apenas um exemplo e não um padrão definido.

http://www.hotmart.com.br/show.html?a=M735337M

Abraços.