Após a identificação dos stakeholders, documentação destes em template próprio (veja exemplo anterior no post sobre project charter) deve ficar claro através do cronograma, plano de comunicação, plano de riscos, plano de dependência externa, atas de reunião (com cliente/patrocinador, gerente sênior e time) e outros planos que são relevantes na gestão dos stakeholders.
A gestão envolve principalmente estes documentos acima citados:
- No cronograma devem estar citados os momentos aonde serão feitas as reuniões com os envolvidos que influenciam no projeto.
- No plano de comunicação as informações sobre frequência, meio de comunicação (telefone, email, reunião presencial, etc.), prioridade entre os envolvidos, plano de escalada dos problemas e issues, audiência (quais stakeholders envolvidos? gerente, time, setor de finanças, ...).
- No plano de riscos devem estar identificados os riscos dos stakeholders sobre o projetos, detalhando seus impactos e probabilidades dos mesmos ocorrerem, os planos de contenção, planos de contingência, as dependências externas, as prioridades, análise quantitativa, etc.
- No plano de dependência externas devem estar detalhados os acordos fechados com stakeholders, o risco associado a esta dependência, data do acordo, o owner, data de conclusão do acordo, o status do acordo (Ex.: Aguardando Plano, datas Fechadas/em acompanhamento, negociação de datas, fechado, etc.) e a documentação do acordo negociado (Indicar localização da documentação de formalização do compromisso de dependência entre as organizações).
- Atas de reunião com os stakeholders talvez sejam um dos documentos mais importantes, nelas devem estar a documentação de tudo o que acontece durante a gestão dos stakeholders. É importante que estejam documentados o que foi discutido nas reuniões, pendências das reuniões anteriores, pendências da reunião atual (sempre identificando o responsável, data da conclusão da pendência e descrição da mesma), data da mesma, owner da reunião e uma descrição completa de revisão de todos os plano do projeto relevantes a aquela reunião e a aquele stakeholder.
